4个维度强化业务系统归档，SOP助力机关档案管理数字化

近期，国家档案局发文，提出推进机关业务系统归档工作的4大举措，数字化办公专业服务商SOP认为，这将加速推动政企单档案管理数字化建设，提前完成十四五规划“中央和国家机关传统载体档案数字化率达80%”的目标。

国家档案局发文，4方面强化机关业务系统归档工作

国家档案局在《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》中表示：业务系统形成和收集的各类数据资源是国家数字档案资源的重要组成部分。《通知》要求从4个方面规范有序开展业务系统电子文件归档与管理工作：

一、要健全业务系统归档制度规范，推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范；

二、要完善业务系统归档功能，保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作；

三、要推进业务系统与档案系统有效衔接，通过归档接口实现业务系统与档案系统之间的信息交互和集成；

四、要不断提升数字档案资源建设质量和管理水平，实现业务系统归档全流程安全可控、科学规范管理。

用“咨询+IT”落地数字化档案，提效机关业务水平

数字化办公专业服务商SOP认为，国家档案局给出的4维方法论，为机关档案管理水平的提升指明了发力方向，搭配好的档案数字化平台与服务，将会事半功倍。

目前，档案管理系统市场良莠不齐，给政企单位的选型造成了很大的困扰，如何选择合适的档案管理平台？只要功能够多就行了吗？SOP认为，至少以下几个点需要关注：

1、档案管理平台集成能力是否强大：一个好的档案数字化管理平台必须支持丰富的接口，除了通用OA系统，还能对接合同管理系统、招采系统、工程档案系统、统一用表系统等；

2、档案管理的增值服务是否够专业：档案管理是一个系统工程，IT平台的价值也需要专业服务来激发；好的档案服务商至少能提供档案整理与数字化加工服务、档案培训服务、目标管理和测评顾问服务、库房规划服务，可在建系统的同时把体系也搭起来、持续优化；能为单位培训更专业的档案员。

3、档案管理如何兼顾存量与增量：好的档案服务商能对存量、增量档案都有专门的解决方案，可以协助客户合理规划档案库房的利用空间，提供档案密集架、温湿度监控系统、视频监控系统、防盗报警系统等库房配套软件及设备的建设方案。

SOP不仅具备以上三方面能力，其数字档案室更拥有业内领先的档案应用功能；能满足各类政企单位不同管理阶段需求，提供原生电子档案管理、传统载体档案管理和纸电混合管理的三位一体数字档案室整体解决方案。

目前，数字化档案室已在深圳地铁、华润置地、东莞证券、海德集团等众多行业标杆企业成功应用，产生了较显著的效益，未来SOP将助力更多政企单位档案管理数字化升级。